Fluxo de trabalho de agência: do pedido do cliente à entrega, sem nada se perder
As etapas de um fluxo de trabalho de agência que funciona, o que escrever em cada uma, como lidar com o vai e volta de ajustes do cliente e onde a IA ajuda.
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Agência pequena vive de pedidos que chegam por todo lado: o cliente manda áudio no WhatsApp, e-mail com anexo, comentário num arquivo compartilhado. O trabalho em si a equipe sabe fazer. O que costuma dar errado é o caminho: o pedido que ninguém registrou, o ajuste que foi feito na versão errada, a aprovação que "alguém viu".
Um fluxo de trabalho bem desenhado resolve isso. Este guia mostra as etapas de um fluxo que funciona para a maioria das agências e produtoras pequenas, e como adaptar ao seu caso.
As etapas
1. Pedido recebido
Todo pedido, venha de onde vier, vira um card aqui. Não importa se chegou por áudio às 23h: a primeira coisa no dia seguinte é registrar.
O que escrever nesta etapa: o título do card diz o entregável ("Post de lançamento, cliente X") e a descrição traz o pedido como o cliente fez, com o link ou a transcrição da mensagem original.
2. Briefing
Alguém transforma o pedido em algo executável: objetivo, público, formato, prazo, referências e o que não fazer.
O que escrever nesta etapa: um checklist do briefing. Se algum item está faltando, o card volta para o cliente com as perguntas, antes de alguém começar a produzir. Essa é a etapa que mais economiza retrabalho.
3. Produção
O trabalho acontece. Cada card tem um responsável, mesmo quando mais gente ajuda.
O que escrever nesta etapa: links para os POPs de produção (padrões de arquivo, tamanhos, guia de marca do cliente). Veja como fazer um POP.
4. Revisão interna
Outra pessoa olha antes do cliente. Ortografia, padrão de marca e se a entrega responde ao briefing.
O que escrever nesta etapa: o checklist de revisão. Uma revisão sem checklist vira "achei legal".
5. Aprovação do cliente
O card fica aqui enquanto o cliente avalia. Registre no card a data de envio, para saber há quanto tempo ele está esperando.
O que escrever nesta etapa: como enviar ao cliente (por onde, em que formato) e quanto tempo esperar antes de cobrar uma resposta.
6. Entregue
Aprovado, publicado ou enviado. O card guarda o arquivo final e a aprovação do cliente, que é o histórico do que foi combinado.
O vai e volta: ajustes do cliente
Nenhum fluxo de agência é uma linha reta. O cliente pede ajuste, e o trabalho volta para a produção. O erro comum é tratar isso como exceção, resolvida numa conversa paralela, quando na verdade é parte do processo.
Desenhe o caminho de volta no fluxo: Aprovação do cliente → Produção, com o pedido de ajuste registrado como comentário no card. Assim:
- fica claro quantas rodadas de ajuste cada trabalho teve, o que ajuda muito na hora de renegociar escopo;
- ninguém trabalha na versão errada, porque o pedido de ajuste está no mesmo lugar do arquivo;
- a pessoa que produz vê o histórico completo sem precisar caçar mensagens.
Da mesma forma, a Revisão interna pode devolver para a Produção, e o Briefing pode devolver para o cliente.
Onde a IA ajuda nesse fluxo
Algumas etapas são ótimas para agentes de IA, e outras não:
| Etapa | IA ajuda? |
|---|---|
| Pedido recebido | Sim: resumir o pedido do cliente na descrição do card |
| Briefing | Sim: apontar o que está faltando contra o checklist |
| Produção | Depende: primeira versão de textos e legendas, sempre com revisão |
| Revisão interna | Sim, como primeira passada: ortografia e tom contra o guia de marca |
| Aprovação do cliente | Não: é relação com o cliente |
O critério completo está no guia quais etapas um agente de IA pode assumir. E atenção aos dados do cliente: contatos, contratos e informações sigilosas não devem ir para a IA sem proteção (veja dados de clientes e LGPD).
Um espaço por cliente ou um só para todos?
As duas formas funcionam:
- Um espaço por cliente, quando cada cliente tem um volume grande de trabalho e equipes diferentes atendem cada um.
- Um espaço para todos, com o nome do cliente no título do card, quando o time é pequeno e todo mundo atende todo mundo. É mais fácil ver a carga total de trabalho.
Comece com um espaço só. Separar depois é fácil, mas juntar depois é chato.
Como montar isso no Ocary
No Ocary, você desenha essas etapas como um fluxo, com os caminhos de volta, e escreve em cada etapa o que se espera dela. Cada card anda pelas etapas com o seu responsável, a conversa do time fica no mesmo app e os POPs ficam nos documentos. Você pode marcar etapas como o resumo de pedidos e a primeira passada de revisão para que um agente de IA assuma, e os dados do cliente marcados como privados nos documentos não chegam à IA.